Les logiciels de gestion hôtelière à votre service

Dans le secteur du tourisme et particulièrement de l’hôtellerie, le quotidien est déjà bien – voire trop – rempli. Organiser les activités, les réservations faites sur plusieurs canaux, les revenus et les aléas du quotidien relève parfois de l’impossible. Heureusement, il existe désormais des logiciels de gestion hôtelière puissants et efficaces, qui soulagent les hôteliers en prenant en charge une grande partie de leurs tâches quotidiennes. PMS, CRS, RMS, Channel Manager… Vous avez sûrement entendu parler de ces logiciels révolutionnaires dans le monde de l’hôtellerie, et en tant que professionnel, vous les utilisez déjà certainement pour gérer vos réservations ou votre tarification. Nous faisons le point ici sur les différents types de logiciels de gestion hôtelière et leurs avantages. Dans cet article, nous nous concentrerons spécifiquement sur le PMS, le software essentiel à utiliser pour déléguer l’ensemble des tâches chronophages de votre quotidien.

Optez pour les bons logiciels métier, dîtes adieu aux maux de tête et consacrez-vous pleinement à vos clients !

Un logiciel de gestion hôtelière est un système informatique conçu spécifiquement pour aider les hôteliers à gérer tous les aspects de leur établissement, de la réservation des chambres à la gestion des opérations quotidiennes.

Il existe différents types de logiciels métiers, chacun offrant des fonctionnalités spécifiques pour répondre aux besoins variés des établissements hôteliers. Voici une vue d’ensemble des principaux softwares :

• Logiciel de gestion des réservations (CRS – Central Reservation System)

Ce type de logiciel est spécifiquement conçu pour gérer les réservations de chambres d’hôtel. Il permet aux hôteliers de centraliser toutes leurs réservations depuis divers canaux (site web, OTA, agences de voyages, etc.), d’éviter les surréservations et de synchroniser automatiquement les disponibilités des chambres.

• Logiciel de gestion des revenus (RMS – Revenue Management System)

Les logiciels de gestion des revenus sont conçus pour aider les hôteliers à maximiser leurs revenus en ajustant dynamiquement les prix et les disponibilités en fonction de la demande et des tendances du marché. Ces systèmes utilisent des algorithmes complexes pour optimiser les tarifs et les promotions en temps réel.

• Logiciel de gestion des canaux de distribution (Channel Manager)

Un channel manager pour hôtel est un outil qui permet aux hôteliers de gérer facilement la distribution de leurs chambres sur divers canaux de réservation en ligne tels que les OTA (Booking.com, Expedia, etc.), leur propre site web, les GDS (Global Distribution Systems), etc. Il synchronise automatiquement les disponibilités et les tarifs sur tous les canaux connectés pour éviter les erreurs et les overbookings, maximiser les revenus et la visibilité en ligne.

Lorsque vous aurez choisi un channel manager adapté à vos besoins, vous le connecterez à votre système de gestion hôtelière. Ensuite,il s’agira de configurer les différents canaux de distribution que vous souhaitez utiliser, en définissant les tarifs, les disponibilités et les restrictions pour chaque canal. Après ces quelques manipulations, le channel manager se chargera du reste, en veillant à ce que les informations soient constamment à jour sur toutes les plateformes de réservation en ligne, ce qui vous permettra de vous concentrer sur d’autres aspects de la gestion de votre hôtel.

• Logiciel de gestion des opérations hôtelières (HMS – Hotel Management Software)

Ces logiciels sont élaborés pour automatiser et optimiser les opérations quotidiennes dans un hôtel, telles que la gestion du service en chambre, la maintenance des installations, la gestion des tâches du personnel, etc. Ils peuvent également inclure des fonctionnalités de communication interne pour faciliter la coordination entre les différents services.

• Logiciel de gestion hôtelière (PMS – Property Management System)

Le PMS est un logiciel complet qui prend en charge la gestion quotidienne de l’établissement hôtelier. Il comprend des fonctionnalités telles que la gestion des réservations, la facturation, la gestion des chambres, la gestion des stocks, la gestion des clients, les rapports de performance, etc.

Chaque type de logiciel de gestion hôtelière offre des fonctionnalités spécifiques pour répondre aux besoins particuliers des différentes structures touristiques. Certains établissements peuvent utiliser un seul logiciel intégrant plusieurs de ces fonctionnalités, tandis que d’autres peuvent opter pour une combinaison de plusieurs logiciels spécialisés pour une gestion plus complète et efficace. Le tout est de trouver ce qui correspond à votre hôtel, camping ou maison d’hôte, ainsi qu’à votre organisation.

Un PMS, ou Property Management System, est une plateforme informatique qui centralise et automatise de nombreuses tâches essentielles à la gestion d’un hôtel, camping ou maison d’hôte. Il offre une interface conviviale et ergonomique pour gérer efficacement les réservations, la facturation, la gestion des chambres, le suivi des stocks, la gestion des clients, etc.

Ce logiciel de gestion hôtelière est un outil formidable qui vous sera d’une grande aide si vous cherchez à optimiser vos opérations, à offrir un service client de qualité et à maximiser vos revenus. Son utilisation efficace nécessite une configuration initiale appropriée, la formation de votre personnel et son intégration avec d’autres systèmes pertinents (channel manager, CRS, etc.).

Comment fonctionne un PMS ?

Ce type de logiciel de gestion hôtelière est conçu pour soulager au maximum les professionnels du tourisme en prenant en charge la gestion de tous les aspects de leur activité. Qu’il s’agisse de l’inventaire des chambres, des demandes de réservation, de la tarification ou de la facturation, un PMS rationalise et automatise la plupart des opérations quotidiennes qui font tourner un établissement hôtelier. 

Ces softwares ne font pas que gérer efficacement l’activité d’un hôtel, d’un camping ou d’une maison d’hôte ; ils fournissent aussi à leurs dirigeants des données et informations à analyser en temps réel pour leur permettre d’agir rapidement en fonction de la fluctuation de la demande. Avec un PMS, les tâches routinières sont automatisées, le personnel plus efficace et les clients davantage satisfaits. 

En outre, les logiciels de gestion hôtelière s’intègrent à d’autres systèmes de gestion, qu’il s’agisse des réservations, des revenus ou encore des canaux de distribution. Tout est mieux – et déjà – géré : la disponibilité des chambres, les arrivées et les départs, l’inventaire, les tarifs… En tant que gérant d’une petite structure ou d’un grand domaine, vous gagnez ainsi un temps considérable, que vous pouvez consacrer par exemple à l’expérience client. Vous gagnez en sérénité, et votre établissement en rentabilité !

Pour récapituler, voici les 6 principales fonctions d’un logiciel PMS :

1. Gestion des réservations : le PMS permet de gérer les réservations des clients, que ce soit par téléphone, par e-mail ou via des plateformes de réservation en ligne. Il enregistre les détails des réservations, y compris les dates d’arrivée et de départ, le type de chambre souhaité, les informations sur le client, etc.
2. Gestion des chambres : le PMS vous aide à gérer l’état des chambres, en indiquant quelles chambres sont disponibles, nettoyées, occupées ou réservées. Il attribue automatiquement des chambres aux clients en fonction de leurs préférences et de la disponibilité.
3. Facturation : ce logiciel métier facilite la facturation en enregistrant les frais de séjour, les frais supplémentaires pour les services ou les articles consommés, et en générant des factures pour les clients. Il peut également intégrer des systèmes de paiement pour permettre le règlement des factures par carte de crédit ou d’autres moyens de paiement.
4. Suivi des performances : le PMS fournit des rapports et des analyses qui permettent de suivre les performances de l’hôtel, comme le taux d’occupation, le chiffre d’affaires généré, les tendances de réservation, etc. Cela aide les gestionnaires à prendre des décisions éclairées pour optimiser les opérations et améliorer la rentabilité.
5. Communication interne : ce software facilite la communication interne au sein de l’équipe de l’hôtel. Les différents départements, tels que la réception, le service d’entretien ménager et la restauration, peuvent partager des informations importantes sur les clients, les demandes spéciales, les besoins de nettoyage, etc.
6. Intégration avec d’autres systèmes : de nombreux PMS peuvent être intégrés à d’autres systèmes utilisés par l’hôtel, tels que les systèmes de réservation en ligne, les systèmes de gestion des revenus, les systèmes de contrôle d’accès aux chambres, etc. Cela permet une gestion plus fluide et efficace de l’ensemble des opérations.

Un PMS (Property Management System) offre de nombreux avantages pour un hôtel. En voici les principaux :

• Augmenter le taux d’occupation

Dans le cadre de votre stratégie de distribution et de gestion des revenus, un logiciel de gestion hôtelière tel qu’un PMS peut vous aider grandement à améliorer votre rentabilité. Il vous fournit des informations et données en temps réel sur le comportement des clients, ce qui vous permet d’adapter votre tarification, vos services et vos offres à la demande actuelle. En touchant votre cible de clientèle plus rapidement et précisément, vous répondez mieux aux attentes de voyageurs pour augmenter les revenus de votre hôtel.

• Automatisation des tâches

Un PMS automatise de nombreuses tâches quotidiennes, telles que la gestion des réservations, l’attribution des chambres, la facturation et la génération de rapports. Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines potentielles.

• Gestion centralisée

Avec un PMS, toutes les informations pertinentes sur les clients, les réservations et les opérations de l’hôtel sont centralisées dans un seul système. Cela facilite la recherche et l’accès aux données importantes pour le personnel de l’hôtel.

• Optimisation des revenus

Les PMS peuvent inclure des fonctionnalités de gestion des revenus qui permettent à l’hôtel de maximiser ses revenus en ajustant les tarifs en fonction de la demande, des tendances du marché et d’autres facteurs.

• Meilleure expérience client

Grâce à un PMS, les hôtels peuvent offrir une meilleure expérience client en gérant efficacement les réservations, en répondant rapidement aux demandes des clients et en fournissant un service plus personnalisé.

• Suivi des performances

Les PMS fournissent des rapports et des analyses détaillés sur les performances de l’hôtel, tels que le taux d’occupation, le chiffre d’affaires généré, les prévisions de revenus, etc. Cela permet aux gestionnaires de prendre des décisions stratégiques basées sur des données précises.

• Intégrations avec d’autres systèmes

De nombreux PMS peuvent être intégrés à d’autres systèmes utilisés par l’hôtel, tels que les systèmes de réservation en ligne, les systèmes de gestion des revenus, les systèmes de contrôle d’accès aux chambres, etc. Cela garantit une gestion harmonieuse de l’ensemble des opérations.

• Réduction des coûts

En automatisant les processus et en améliorant l’efficacité opérationnelle, un PMS peut contribuer à réduire les coûts de main-d’œuvre et les dépenses générales de l’hôtel.

En résumé, un PMS offre une multitude d’avantages pour un hôtel, allant de l’automatisation des tâches à l’optimisation des revenus en passant par l’amélioration de l’expérience client et la prise de décisions stratégiques basées sur des données précises.

Ce logiciel de gestion n’est pas seulement intéressant pour vous, hôtelier. Il profite également aux voyageurs, car il est très bénéfique pour l’expérience client.

• Processus de réservation simplifié

Un PMS permet aux clients de réserver leur séjour en ligne de manière rapide et facile, à tout moment et depuis n’importe où. Cela leur offre une plus grande flexibilité et commodité lors de la planification de leur voyage. De plus, ils reçoivent généralement une confirmation instantanée de leur réservation, ce qui leur donne l’assurance que leur séjour est bien réservé.

• Accès aux informations sur les chambres

Les voyageurs peuvent accéder à des informations détaillées sur les différentes options de chambre disponibles, y compris les photos, les descriptions et parfois même les avis d’autres clients, ce qui les aide à prendre une décision éclairée lors de la réservation. Ils ont aussi accès à des informations sur les services et équipements disponibles à l’hôtel, tels que les restaurants, les spas, les salles de sport, les horaires d’ouverture, etc.

• Personnalisation des séjours

Un PMS peut enregistrer les préférences des clients, telles que les types de chambres préférés, les demandes spéciales (comme les oreillers supplémentaires ou les chambres non-fumeurs), les besoins alimentaires spécifiques, etc. Cela permet à l’hôtel de personnaliser l’expérience du client en fonction de ses préférences et de ses besoins.

• Communication fluide avec l’hôtel

Certains PMS offrent des fonctionnalités de messagerie instantanée intégrées, permettant aux clients de communiquer directement avec l’hôtel pour poser des questions, faire des demandes spéciales ou obtenir des informations supplémentaires sur leur séjour. 

• Check-in et check-out rapides

Un PMS peut permettre aux clients de s’enregistrer en ligne avant leur arrivée, ce qui réduit les files d’attente à la réception et leur permet de s’installer plus rapidement. De même, le processus de check-out peut être simplifié.

En résumé, un PMS peut améliorer l’expérience globale des clients grâce à ces 4 avantages : processus de réservation simplifié, personnalisation accrue du service, communication avec l’hôtel facilitée, séjour plus pratique et agréable

Gain de temps et de sérénité, revenus optimisés, meilleure rentabilité, satisfaction client… Bref, utiliser un logiciel pour la gestion de votre hôtel ne représente que du bonus !